Aide à la promotion (WBI)

Description de l'aide

Lors de la mise en marché internationale d'un enregistrement sonore, il est recommandé de faire appel à un·e ou plusieurs spécialistes de la promotion et des relations publiques sur le territoire visé. Afin de favoriser une diffusion professionnelle et pertinente des productions musicales de la FWB sur les marchés étrangers, WBI peut prendre en charge jusqu'à 75% des frais qui y sont liés, avec des plafonds d'intervention qui s'étendent de 1500 à 3000€, selon les territoires. 

Quand demander une aide à la promotion ?

Tout·e artiste autogéré·e ou structure d'accompagnement (label, manager) peut introduire une demande en amont de la date de sortie de l'enregistrement sur le territoire visé. Il n'est pas possible de demander l'intervention pour une campagne de promotion en cours ou dépassée. 

Pour remplir le dossier de demande, vous devez être en possession d'un ou plusieurs devis de prestataires prêt·es à défendre votre projet. Il faudra joindre ces documents au dossier. 

Comment solliciter une aide à la promotion ?

Vous devez remplir le dossier correspondant, disponible sur le site de Wallonie-Bruxelles International et le faire parvenir au Service Culture de WBI 14 jours avant la date de la commission qui précède le début de la campagne de promotion, au plus tard. Les dates des commissions sont indiquées sur le site de WBI.

Quels sont les critères d'évaluation ?

Au-delà des notions d'éligibilité (minimum 50% des membres du projet sont domiciliés en FWB, d'ancrage (une reconnaissance suffisante en Fédération Wallonie-Bruxelles, prouvée par une présence dans des lieux de diffusion porteurs ou validée par des médias prescripteurs) et d'intérêt artistique (appréciée par les membres de la commission d’avis), les éléments suivants seront pris en considération :

  • Stratégie de mise en marché et de promotion sur le territoire concerné : Comment la campagne se mènera-t-elle? Comment allez-vous atteindre votre audience ?
  • Pertinence du choix du territoire (existence d'une fanbase conséquente, adéquation du genre musical avec une scène très active...)
  • Professionnalisme et intégration dans son secteur de l’attaché·e de presse engagé·e

Quels frais sont pris en charge ?

Les frais admissibles sont : rémunération et frais attaché·e de presse, community manager, frais de publication dans des revues musicales ou nationales prescriptrices, single promo, frais envois (médias), vitrine éventuelle de promotion à l’intention des médias. L’intervention se fera sur base des pièces justificatives (factures). 

La promotion ne peut se faire depuis le territoire belge : seules les factures émanant de prestataires établis dans le territoire visé seront prises en compte. Pour certains genres musicaux et/ou si la promotion concerne plusieurs territoires à la fois (UE, France-Allemagne-UK), on pourra embaucher un·e prestataire établi·e en dehors du marché visé, mais il faudra justifier dans le dossier la pertinence de ce choix, et il sera soumis à l'approbation de la commission d'avis.

L'aide sera accordée en priorité aux projets qui ne peuvent bénéficier contractuellement d’une promotion suffisante sur le territoire visé.

FAQ

Quels sont les montants auxquels je peux prétendre pour la promotion de mon projet à l’étranger ?

L’intervention est plafonnée suivant les territoires, de la manière suivante : 

1.500 € pour : Autriche, Suède, Suisse, Finlande, Norvège, Danemark, Mexique, Hongrie, Irlande, Croatie, Slovénie, LituanieEstonie-Lettonie, Grèce, Rép. Tchèque, Roumanie

2000 € pour : Pays-Bas, Canada, Québec, Espagne, Italie, Australie

3000 € pour : Allemagne (ou territoire GAS), France, USA, UK , Brésil, Japon.

Ces montants sont des plafonds, qui correspondent à maximum 75% des dépenses de promotion effectuées (pour 1500 € > 2000 € de dépenses à justifier - pour 2000 € > 2666 € de dépenses, pour 3000 € > 3750 € de dépenses).

Quelles sont les dépenses admissibles ?

L’intervention porte sur les coûts suivants : rémunération et frais attaché·e de presse, community manager, frais de publication dans des revues musicales ou nationales prescriptrices, promotion d'un single, envois d'exemplaires physiques aux journalistes, vitrine éventuelle de promotion à l’intention des médias.

Les factures devront, pour être prises en compte, émaner d'une personne physique ou morale installée à l’étranger, de préférence sur le territoire visé. Les factures émanant de prestataires en Belgique ne seront pas prises en compte.

Peut-on engager un·e prestataire externe au territoire visé ?

Il arrive que pour certains genres musicaux la promotion se fasse à un niveau supra-national (européen, occidental, mondial), ou que les prestataires renommé·es soient établi·es dans un marché prescripteur hors du territoire visé (en musique électronique par exemple, les prestataires UK sont dominants et pourront réaliser une campagne réussie dans la plupart des pays européens). Nous recommandons cependant dans la plupart des cas le choix d'un·e prestataire local·e ; un choix externe devra toujours être justifié et sera soumis à l'appréciation de la commission d'avis. Les prestataires belges ne seront généralement pas acceptés. 

Peut-on remettre une demande après avoir engagé un·e prestataire ?

Oui. Attention cependant à être alors en capacité d'assumer 100% des frais engagés en cas de refus de la commission d'avis après la conclusion d'un contrat. 

La demande d'aide doit aussi toujours être introduite avant le début de la campagne de promotion et à fortiori avant la date de sortie de l'enregistrement sur le territoire visé. 

Doit-on obligatoirement mener la campagne avec le/la prestataire renseigné·e dans le dossier de demande ?

Non, les devis fournis seront examinés par la commission à titre indicatif uniquement, mais les montants octroyés ne pourront pas dépasser ceux repris dans le dossier de demande. 

Quelle est la procédure de remboursement de vos frais ?

Une fois la campagne de promotion pour laquelle vous avez sollicité une aide est terminée, vous devrez alors remplir une déclaration de créance disponible ici.

Toutes les pièces justificatives devront être remises au plus tard 2 mois après la fin de l'événement concerné.

Nous acceptons toutes les factures acquittées et les reçus, y compris électroniques, pour autant qu'ils aient été édités par une personne morale ou physique légalement autorisée. Ces pièces seront de préférences nominatives.

Tous les documents devront être fournis au format PDF (factures électroniques ou originaux scannés). Un fichier par pièce justificative, numéroté en séquence suivant le tableau récapitulatif des frais engagés (très simplement : exemple ici).

Vous pouvez rassembler toutes ces pièces dans un drive, un Wetransfer, un .zip ou simplement les attacher au message.

Une fois votre dossier électronique reçu, il sera traité par le service Culture de WBI. Votre contact y sera Anne Van Den Bossche (a.vandenbossche@wbi.be).

Vous devez nous faire parvenir l'ensemble des documents (signés et originaux, sauf le rapport de mission) à l'adresse suivante : Wallonie-Bruxelles International / Service Culture / 2, place Sainctelette - 1080 Bruxelles. Nous commencerons à traiter votre dossier dès réception de sa version électronique, mais le paiement n'interviendra qu'après réception des originaux.

L'intervention est plafonnée au montant repris dans l'arrêté ministériel de subvention, et n'excédera pas la somme des pièces justificatives recevables.

Le versement de la subvention se fera par virement bancaire sur le compte repris dans l'arrêté ministériel et la déclaration de créance.

Les délais habituels de traitement d'un dossier complet sont d'1 à 3 semaines.

Voir l'aide à la promotion sur le site de WBI.