Aide à la mobilité (WBI)

Description de l'aide

Lorsqu'un projet est programmé dans un événement à caractère multiplicateur à l'étranger (voir les FAQ ci-dessous - typiquement un festival showcase ou un salon professionnel), Wallonie-Bruxelles International met à disposition une "aide à la mobilité", qui permet de prendre en charge le déplacement des artistes et de leur entourage vers le site de l'événement. 

Pourquoi l'utiliser ?

Une invitation à se produire dans un festival showcase ou à l'occasion d'un marché professionnel est rarement accompagnée de conditions financières confortables, notamment en ce qui concerne les frais de déplacement. Ceux-ci restent la plupart du temps à charge du projet musical et de son entourage, ou sont "compris" dans la somme forfaitaire souvent symbolique proposée par l'organisation, comme le sont les cachets, les salaires de technicien·nes, la part du management, celle du/de la booker, etc.

Même si ce genre d'événements doit être considéré avant tout comme un investissement en vue d'un développement du projet sur les territoires abordés, le prix des voyages (selon le nombre de personnes à transporter, la distance à parcourir et les modes de déplacement disponibles) peuvent sérieusement remettre en question la capacité d'un projet à y participer. WBI a donc mis en place ce dispositif d'aide pour prendre en charge ces déplacements, en tout ou en partie.

Que couvre le dispositif ?

Il aide à financer jusqu’à 100% des dépenses de déplacement vers un événement professionnel pour les projets musicaux et leur entourage qui sont invités à s'y produire. Il sera versé après l'examen d'un dossier de demande qui détaillera l'invitation et la replacera dans la stratégie de développement menée, avec une attention particulière portée à la présence de professionnel·les et le potentiel "multiplicateur" de la prestation. On pourra utiliser la somme obtenue pour l'achat de tickets de train ou d’avion, la location d'un van, le remboursement de frais kilométriques en cas d'utilisation d'un véhicule personnel... Vous ne pouvez payer ni cachet, ni catering, ni logement avec ce dispositif. 

Comment solliciter une aide à la mobilité ?

Cette aide est accordée sur dossier aux projets musicaux de Fédération Wallonie-Bruxelles (50% au moins des membres sont résident·es légaux·ales de Wallonie ou de Bruxelles) ou à leur entourage, selon plusieurs critères, dont l’ancrage (le projet a-t-il une existence significative sur la scène locale ?), l’encadrement (le projet bénéficie-t-il d’un accompagnement professionnel et agit-il selon une stratégie définie ?) et la proportionnalité de la demande (le gain potentiellement obtenu par la participation est-il à la hauteur de l’investissement nécessaire ?).

Pour introduire une demande, vous devez remplir le dossier correspondant, disponible sur le site de Wallonie-Bruxelles International et le faire parvenir au Service Culture de WBI 14 jours avant la date de la commission au plus tard, et toujours avant que l'événement n'ait lieu. Les dates des commissions sont indiquées sur le site de WBI. 

FAQ

Quelles sont les dépenses admissibles ?

Prise en charge de la totalité des frais de déplacement (avion 2ème classe, train 2ème classe) du lieu de résidence de l’artiste / siège de la compagnie jusqu’au lieu d’accueil. En cas de voyage en voiture, camion ou camionnette, une indemnité forfaitaire kilométrique de 0,3571 € par km sera d’application. Les frais de location pourront également être pris en charge.

Les frais de déplacement comprennent uniquement le trajet de Belgique à l’étranger mais ne reprennent pas les frais de transfert entre les villes si les représentations ont lieu à divers endroits.

Le transport international du matériel sonore est aussi financé mais peut être plafonné. 

Les solutions les moins coûteuses et les plus respectueuses de l'environnement seront privilégiées.

Qu’est-ce qu’on considère comme un 'événement à caractère multiplicateur' ?

Tout événement pour lequel il peut être démontré qu’une présence de professionnel·les de l’industrie musicale importante est assurée. Les festivals partenaires de l’agence sont automatiquement considérés comme tels - pour tous les autres, il s’agira de le démontrer dans le dossier (invitations spécifiques de pros, réputation de la manifestation, etc.).

Quel est le défraiement kilométrique pris en charge ?

0,3571e / km. Ce montant comprend l’essence, l’amortissement, les éventuels péages…qui ne doivent donc pas être valorisés par ailleurs.

Le logement peut-il entrer dans la demande d’aide à la mobilité ?

Non, seuls les frais de transport sont couverts par ce dispositif.

Quelles sont les personnes qui peuvent être couvertes par l’aide ?

Les membres du projet (musicien·nes, technicien·nes) et de son entourage. Pour ce dernier, il s'agira de démontrer l'intérêt de la présence lors de l'événement dans le dossier de demande.

Puis-je remettre une demande d’aide une fois l’événement en question passé ?

Non, toute demande doit être rentrée au plus tard 14 jours avant la commission qui précède le déplacement (toutes les dates des commissions se trouvent ici).

Quelle est la procédure de remboursement de vos frais ?

Une fois l'événement pour lequel vous avez sollicité une aide à la mobilité est passé, vous devrez alors remplir une déclaration de créance disponible ici. Si vous avez utilisé votre véhicule personnel pour vous déplacer, vous pouvez encoder vos frais kilométriques via ce document.

Toutes les pièces justificatives devront être remises au plus tard 2 mois après la fin de l'événement concerné.

Nous acceptons toutes les factures acquittées et les reçus, y compris électroniques, pour autant qu'ils aient été édités par une personne morale ou physique légalement autorisée. Ces pièces seront de préférences nominatives.

Tous les documents devront être fournis au format PDF (factures électroniques ou originaux scannés). Un fichier par pièce justificative, numéroté en séquence suivant le tableau récapitulatif des frais engagés (très simplement : exemple ici).

Vous pouvez rassembler toutes ces pièces dans un drive, un Wetransfer, un .zip ou simplement les attacher au message.

Une fois votre dossier électronique reçu, il sera traité par le service Culture de WBI. Votre contact y sera Anne Van Den Bossche (a.vandenbossche@wbi.be).

Vous devez nous faire parvenir l'ensemble des documents (signés et originaux, sauf le rapport de mission) à l'adresse suivante : Wallonie-Bruxelles International / Service Culture / 2, place Sainctelette - 1080 Bruxelles. Nous commencerons à traiter votre dossier dès réception de sa version électronique, mais le paiement n'interviendra qu'après réception des originaux.

L'intervention est plafonnée au montant repris dans l'arrêté ministériel de subvention, et n'excédera pas la somme des pièces justificatives recevables.

Le versement de la subvention se fera par virement bancaire sur le compte repris dans l'arrêté ministériel et la déclaration de créance.

Les délais habituels de traitement d'un dossier complet sont d'1 à 3 semaines.

Voir l'aide à la mobilité sur le site de WBI.