Informations relatives aux subventions Travel Support

03 mai 2022

Documents nécessaires

  • La déclaration de créance

Ce document reprend les montants à transférer, vos coordonnées bancaires, votre signature et toutes les autres informations qui permettront à WBI de procéder au paiement de la subvention. Celui-ci vous est envoyé par la poste avec votre numéro de d'engagement personnel et est à renvoyé complété.

  • Un tableau récapitulatif des frais engagés

Ce tableur détaille les postes et les montants qui font l'objet de la demande de remboursement. Vous pouvez télécharger et éditer ce canevas pour vous faciliter la tâche (Fichier > Télécharger).

  • Les justificatifs de dépense

Reçus ou factures liées à des dépenses de transport, de logement ou d'accréditation (voir ci-dessous).

  • Le rapport de mission

Un rapide retour sur votre mission est à nous communiquer par ici. Vous décidez du niveau de détail à apporter, et nous garantissons la confidentialité de vos données.

➙ Ces documents sont à nous transmettre après l'événement pour lelque vous avez obtenu un soutien, aux 3 adresses suivantes : dc@wbi.be, culture@wbi.be et travel@wbmusiques.be.

Veillez à respecter les consignes reprises ci-dessous pour un traitement rapide et harmonieux de votre dossier :)

Dépenses admissibles

  • Les frais de transport

Facture / reçu acquitté de réservation de tickets de train, d'avion, de bus, ou attestation d'utilisation d'un véhicule personnel.
Attention : sauf exception (à valider au préalable avec les équipes de WBM), le montant maximal pris en charge correspondra au coût du trajet le plus direct entre le lieu de résidence et l'événement (en 2ème classe pour les transports en commun).

  • Les frais de logement

Règlement d'une facture d'hôtel, de gîte, de AirBnB... Si le logement a été réservé pour plusieurs personnes, calculer la prise en charge au pro-rata du nombre de personnes hébergées.

  • Les frais d'accréditation

Achat du pass pro ou du ticket d'entrée à l'événement pour la personne concernée.
NB: Veillez à fournir des factures acquittées ou des reçus uniquement (une confirmation de réservation, une proposition de prix ne seront pas acceptées).

Informations générales

  • Rappel : Pour chaque société ou individu, le Travel Support est activable 4x sur une période d'un an, à commencer de la première attribution.
  • Toutes les pièces justificatives devront être remises au plus tard 2 mois après la fin de l'événement concerné.
  • Nous acceptons toutes les factures acquittées et les reçus, y compris électroniques, pour autant qu'ils aient été édités par une personne morale ou physique légalement autorisée. Ces pièces seront de préférences nominatives.
  • Tous les documents devront être fournis au format PDF (factures électroniques ou originaux scannés). Un fichier par pièce justificative, numéroté en séquence suivant le tableau récapitulatif des frais engagés (très simplement : exemple ici).
  • Vous pouvez rassembler toutes ces pièces dans un drive, un Wetransfer, un .zip ou simplement les attacher au message.
  • Une fois votre dossier électronique reçu, il sera traité par le service Culture de WBI. Votre contact y sera Anne Van Den Bossche (a.vandenbossche@wbi.be, en copie).
  • Vous devez nous faire parvenir l'ensemble des documents (signés et originaux, sauf le rapport de mission) à l'adresse suivante : Wallonie-Bruxelles International / Service Culture / 2, place Sainctelette - 1080 Bruxelles. Nous commencerons à traiter votre dossier dès réception de sa version électronique, mais le paiement n'interviendra qu'après réception des originaux.
  • L'intervention est plafonnée au montant repris dans l'arrêté ministériel de subvention, et n'excédera pas la somme des pièces justificatives recevables.
  • Le versement de la subvention se fera par virement bancaire sur le compte repris dans l'arrêté ministériel et la déclaration de créance.
  • Les délais habituels de traitement d'un dossier complet sont d'1 à 3 semaines.