Aide à l'organisation d'un concert de présentation / soirée de lancement / soirée de label ou agence à l’international

Description de l'aide

En collaboration avec SABAM For Culture, WBI propose un dispositif de soutien à l'organisation d'un concert de présentation / soirée de lancement / soirée de label ou agence à l’international, à l'attention d'un public principalement composé de professionnel·les. Présentant la liste de dépenses admissibles la plus large de tous les dispositifs WBI, ce dispositif vous permettra de financer la location d'une salle, la promotion en-et-hors-ligne de votre événement, une partie des cachets des artistes, leur transport et leur logement... Tout ce qui vous aidera à faire de votre événement un moment privilégié de diffusion et de réseautage, au service de vos projets sur les territoires visés. 

Cette aide est disponible une fois par projet et par territoire, et nécessite l'intervention d'une structure partenaire locale pour assurer une bonne intégration au milieu professionnel ciblé. 

Quelle méthode de calcul de l'intervention ?

Il s’agit d’une aide calculée sur base du déficit de l’opération (recettes – dépenses) avec un plafond maximum. Les frais pouvant être couverts sur base des justificatifs rentrés sont : transports, hébergements, location éventuelle d’un lieu et du backline, participation aux frais de promotion de la soirée, à un cachet qui est limité (en brut + charges sociales) au minimum syndical belge.

Quels montants sont disponibles ?

Les montants disponibles dépendent du nombre d'artistes (FWB) et de technicien·nes qui participent à l'événement, et le territoire concerné. 

  • Pour la France, Allemagne, Pays-Bas, Suisse, Canada Francophone : 1000 € pour 2 artistes et technicien·nes, 1400 € pour 3, 1800 pour 4, 2200€ pour 5 et 2500€ pour 6+
  • Autriche, Bulgarie, Chypre, Croatie, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, Grèce, Hongrie, Irlande, Italie, Lettonie, Lituanie, Luxembourg, Malte, Pologne, Portugal, République tchèque, Roumanie, Slovaquie, Slovénie, Suède + Royaume-Uni : 1500€ pour 2, 1900€ pour 3, 2300€ pour 4, 2700€ pour 5 et 3000€ pour 6+.
  • Tous les autres territoires : 1900€ pour 2, 2300€ pour 3, 2700€ pour 4, 3100€ pour 5 et 3500€ pour 6+.

Comment solliciter une aide à l'organisation d'un événement à l’étranger ?

Vous devez remplir le dossier correspondant, disponible sur le site de Wallonie-Bruxelles International et le faire parvenir au Service Culture de WBI 12 jours avant la date de la commission qui précède la mission, à 12h au plus tard. Les dates des commissions sont indiquées sur le site de WBI.

FAQ

Quelle est la procédure de remboursement de vos frais ?

Une fois l'événement pour lequel vous avez sollicité une aide est passé, vous devrez alors remplir une déclaration de créance disponible ici. Si vous avez utilisé votre véhicule personnel pour vous déplacer, vous pouvez encoder vos frais kilométriques via ce document.

Toutes les pièces justificatives devront être remises au plus tard 2 mois après la fin de l'événement concerné.

Nous acceptons toutes les factures acquittées et les reçus, y compris électroniques, pour autant qu'ils aient été édités par une personne morale ou physique légalement autorisée. Ces pièces seront de préférences nominatives.

Tous les documents devront être fournis au format PDF (factures électroniques ou originaux scannés). Un fichier par pièce justificative, numéroté en séquence suivant le tableau récapitulatif des frais engagés (très simplement : exemple ici).

Vous pouvez rassembler toutes ces pièces dans un drive, un Wetransfer, un .zip ou simplement les attacher au message.

Une fois votre dossier électronique reçu, il sera traité par le service Culture de WBI. Votre contact y sera Anne Van Den Bossche (a.vandenbossche@wbi.be).

Vous devez nous faire parvenir l'ensemble des documents (signés et originaux, sauf le rapport de mission) à l'adresse suivante : Wallonie-Bruxelles International / Service Culture / 2, place Sainctelette - 1080 Bruxelles. Nous commencerons à traiter votre dossier dès réception de sa version électronique, mais le paiement n'interviendra qu'après réception des originaux.

L'intervention est plafonnée au montant repris dans l'arrêté ministériel de subvention, et n'excédera pas la somme des pièces justificatives recevables.

Le versement de la subvention se fera par virement bancaire sur le compte repris dans l'arrêté ministériel et la déclaration de créance.

Les délais habituels de traitement d'un dossier complet sont d'1 à 3 semaines.

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